INFORMATIVA SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING
ai sensi dell’art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
in materia di trattamento dei dati personali
TITOLARE DEL TRATTAMENTO.
Il Titolare del trattamento è la società Ducati Energia S.p.A. (da ora anche
solo “Titolare” o “Ducati Energia”), con sede legale Via M. E. Lepido n. 182 -
40132 Bologna (BO), contattabile via mail al seguente indirizzo: info@ducatienergia.it
In veste di Titolare del Trattamento, Ducati Energia
determina le modalità con cui tali dati sono trattati, conservati e protetti,
nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (cd. GDPR) relativo alla protezione
dei dati personali, nonché del d.lgs. 196/2003 (C.d. Codice Privacy) e
successive modificazioni e integrazioni.
BASI GIURIDICHE E FINALITÀ.
Ogni trattamento deve trovare fondamento in un'idonea
base giuridica, tenuto conto delle finalità per le quali i dati personali sono
trattati. La seguente tabella intende rappresentare in maniera chiara e concisa
quali sono le finalità e le basi giuridiche dei trattamenti effettuati
nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni di violazioni ai sensi
del D.lgs. n. 24/2023 (c.d. Decreto “whistleblowing”).
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Finalità e Descrizione attività
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Base giuridica trattamento dati personali
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Gestione della segnalazione nelle sue diverse fasi e
rispetto degli obblighi gravanti sul Titolare in materia di
Whistleblowing.
Sono
ricomprese anche le fasi di accertamento dei fatti oggetto di segnalazione e adozione di eventuali provvedimenti conseguenti, secondo
quanto descritto nella Procedura di segnalazione whistleblowing pubblicata
sul sito internet del Titolare.
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Obbligo di
legge per la gestione delle segnalazioni a cui il Titolare è soggetto, ovvero
il D.lgs. n. 24/2023, e per applicare le procedure necessarie per dare seguito
a quanto previsto dal suddetto decreto.
Per quanto concerne i dati particolari, il trattamento è necessario per assolvere
gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del
trattamento o dell'interessato in
conformità alla normativa whistleblowing (art. 9 pgf. 2, lett.
b).
Legittimo interesse del Titolare per quanto concerne la difesa
o accertamento di un di un
proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
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Rivelazione identità del segnalante a persone diverse da quelle competenti nei limiti
di legge.
È
richiesto il consenso in caso di rivelazione dell’identità del segnalante e/o di condivisione di altre informazioni da cui può evincersi, direttamente o
indirettamente, tale identità, a persone diverse da quelle competenti a
ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni, comunque nei casi previsti
dalla normativa applicabile.
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Consenso del
Segnalante nelle limitate ipotesi previste dalla normativa raccolto in apposito
modulo.
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Rivelazione dell’identità del segnalante nell'ambito del
procedimento disciplinare.
Questo trattamento avviene nel caso
in cui la contestazione
sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione, e la conoscenza della
suddetta identità sia indispensabile per la difesa dell'incolpato.
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Consenso del
Segnalante nelle limitate ipotesi previste dalla normativa raccolto in apposito
modulo.
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Verbalizzazione o registrazione della segnalazione (solo in caso di implementazione di un
canale di registrazione vocale)
Questo
trattamento avviene solo in caso di verbalizzazione della segnalazione o di
registrazione su un dispositivo idoneo alla
conservazione, quando la stessa viene
resa dal segnalante mediante linea telefonica
registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato.
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Consenso del
Segnalante nelle limitate ipotesi previste dalla normativa raccolto in apposito
modulo.
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TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI.
Nel corso del rapporto di lavoro, l’Azienda
titolare può trattare
alcuni Suoi dati per le finalità sopra specificate. Di seguito
un elenco delle tipologie di dati trattati:
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Finalità e Descrizione attività
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Tipologia di dati trattati
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Gestione della segnalazione nelle sue diverse fasi e rispetto degli obblighi gravanti sul
Titolare in materia di Whistleblowing.
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§
Eventi di log;
§
Informazioni utilizzate nei
processi di autenticazione (es. password, PIN, domande a cui rispondere in caso di perdita password).
§
Informazioni demografiche (genere, età, fascia di età);
§
Dati personali che rivelano le origini razziali e/o l’etnia di una persona
(origine etnica,
lingua);
§
Dati personali che
descrivono la salute,
le condizioni mediche e/o
la tipologia di assistenza sanitaria di un individuo;
§
Informazioni sulla carriera professionale di un individuo;
§
Informazioni sulla vita pubblica di un individuo (es. stato civile,
affiliazioni sindacali); Informazioni sulla famiglia e le relazioni di un individuo (es. struttura familiare, matrimoni, divorzi
(stato civile), relazioni affettive);
§
dati relativi a condanne penali
e reati di cui all’art.
10 del GDPR.
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Rivelazione identità del segnalante a persone diverse
da quelle competenti nei limiti di legge.
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§ Dati identificativi (nome, cognome);
§ Altre informazioni fra quelle sopra
indicate.
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Verbalizzazione o registrazione della segnalazione (solo in caso di implementazione di un canale di registrazione vocale).
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§ Dati identificativi (nome, cognome).
§ Altre informazioni fra quelle sopra
indicate.
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CONSEGUENZE DEL MANCATO
CONFERIMENTO DATI.
Lei non è in alcun modo obbligato a fornire a Ducati Energia
S.p.a. i Suoi dati personali.
Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime,
infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino
adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far
emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI.
Il trattamento sarà effettuato con l’utilizzo di una piattaforma informatica dotata di strumenti di crittografia per garantire
la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle segnalazioni e della relativa
documentazione, adottando
misure tecniche e organizzative adeguate
a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita
d’integrità e riservatezza, anche accidentali. Il trattamento dei dati
personali potrà avvenire anche con il supporto di mezzi cartacei, con modalità
finalizzate a garantirne la sicurezza e riservatezza, in conformità alle
previsioni del D.lgs. 24/2023.
PERIODO O CRITERIO
DI CONSERVAZIONE DEI DATI.
I dati personali saranno conservati per un periodo di massimo
5 anni a decorrere dalla data della
comunicazione dell’esito finale della procedura
di segnalazione e,
comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della
segnalazione. In ogni caso, i dati personali trasmessi dal segnalante che non
sono utili all’elaborazione della segnalazione, saranno oggetto di immediata
cancellazione.
DESTINATARI E ALTRI
SOGGETTI A CUI SONO COMUNICATI I DATI.
Esclusivamente per le finalità
sopra indicate, i Suoi dati potrebbero essere
trasmessi a:
PERSONE AUTORIZZATE AL TRATTAMENTO: sono figure interne,
nello specifico dipendenti del Titolare, che sono stati
specificatamente autorizzate a trattare dati personali nell’ambito delle segnalazioni whistleblowing;
RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO: sono
collaboratori terzi oppure software o applicazioni che trattano dati per conto
del Titolare, mediante la stipula di un apposito accordo di
nomina a Responsabile, a mezzo del quale sono definite le
operazioni delegate, nonché
le misure di sicurezza che questi devono
adottare al fine di tutelare
al meglio le informazioni
che ottiene dallo stesso Titolare. In particolare, potrebbe trattare i Suoi
dati, il Software di segnalazione illeciti.
DESTINATARI: sono coloro che ricevono
comunicazioni di dati personali da parte del Titolare, ma che, a seguito di
tale comunicazione, agiscono in veste di autonomi Titolari. Fra questi:
·
Autorità Nazionale
Anticorruzione (ANAC);
·
L’Avvocato che ha ricevuto
un espresso mandato da parte dell’Azienda;
·
Autorità giudiziaria e/o autorità di pubblica sicurezza, nei casi espressamente previsti dalla legge o nel contesto di procedimenti giudiziari anche per accertare
o difendere un diritto del Titolare.
I DIRITTI DELL’INTERESSATO.
Avrà sempre il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno
in corso un trattamento di dati
personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati
personali e alle informazioni indicate nell’art. 15 GDPR. Inoltre, Le è
riconosciuto il diritto di ottenere la rettifica, la cancellazione e la
limitazione al trattamento dei Suoi dati personali in possesso del Titolare.
Infine, Le è riconosciuta la possibilità di proporre reclamo
all’autorità di controllo dello Stato Membro
in cui risiede/lavora (per l’Italia, l’Autorità Garante per la
Protezione dei Dati Personali) oppure del luogo ove si è verificata la presunta
violazione.
Inoltre, per i trattamenti che lo prevedono Lei ha il diritto di revocare il Suo
consenso in qualsiasi momento, senza tuttavia pregiudicare la liceità dei
trattamenti svolti in costanza di consenso non revocato.
